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Secrétaires (sauf domaines juridique et médical) (1241)

Profession parmi les plus en demande actuellement dans la région de la Capitale-Nationale

secrétaire administratif/secrétaire administrative

(Profession ayant un roulement élevé de main-d'oeuvre)

Qualification et compétences les plus souvent requises

Selon les responsabilités dans l’entreprise, le diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat sont habituellement exigés. La main-d’œuvre qualifiée et expérimentée est recherchée. La maîtrise de la grammaire, de la ponctuation et de l’orthographe et celle des principaux logiciels de bureautique (suite Office) sont nécessaires. Des connaissances en comptabilité et celle des principaux logiciels comptables peuvent également être requises.

L’utilisation accrue de nouvelles technologies nécessite une mise à jour continue des connaissances. La débrouillardise, la minutie, la rapidité d’exécution, de la méthode, de la discrétion et le sens de l’initiative sont des qualités recherchées. La capacité de travailler sous pression et d’apprendre rapidement ainsi que le respect des échéanciers sont également demandés. L’expérience est un atout. Le bilinguisme peut être nécessaire.

Origine des besoins de main-d'œuvre

Les secrétaires sont présentes dans toutes les industries. L’origine des besoins de main-d’œuvre est liée à plusieurs facteurs, soit la croissance économique qui se maintient dans plusieurs secteurs d’activité économique de la région, le remplacement occasionné par les départs à la retraite ainsi que le roulement de la main-d’œuvre. Pour la région de la Capitale-Nationale, la présence de nombreux ministères, agences et sociétés d’État de la fonction publique québécoise influence à la hausse la demande de travailleurs et de travailleuses de cette profession. Des besoins sont observés dans l’ensemble de la région, y compris dans les municipalités régionales de comté (MRC) situées en périphérie de la ville de Québec, telles que la MRC de Portneuf.

Les offres d’emploi nous indiquent que les employeurs recherchent de plus en plus des adjoints ou adjointes de direction. Les différentes appellations utilisées pour les emplois de secrétaires, selon les besoins de l’entreprise, constituent des indicateurs de la polyvalence et des compétences maintenant requises pour occuper les emplois disponibles : secrétaire-réceptionniste, secrétaire-comptable, secrétaire administratif ou administrative, technicien ou technicienne en bureautique.

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Appellations d'emploi

Nature du travail

Les secrétaires effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Champs d'intérêt

  • Rédiger, communiquer et informer
  • Travailler dans un bureau

Fonctions principales

  • Les secrétaires exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • - préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites;
  • - ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • - fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • - commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • - répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • - établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • - formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • - accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • - consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • - organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • - compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches;
  • - organiser, s'il y a lieu, des conférences;
  • - surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.

Caractéristiques principales de la profession

Ces rubriques sont détaillées pour la ou les professions suivantes :

Secrétaires (sauf domaines juridique et médical) (1241)

Conditions d'accès à la profession

  • * Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
  • * Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau oude l'expérience dans le travail de bureau est exigé.

Catégorie professionnelle

  • Affaires, finances et administration

Niveau de compétence

  • Technique

Appellations d'emploi à ne pas confondre

Associations professionnelles

  • Fédération des secrétaires professionnelles du Québec (FSPQ)
  • 1173, boul. Charest Ouest, bureau 314
  • Québec, QC
  • G1N2C9
  • Numéro sans frais : 1-866-527-5041
  • Téléphone : 418-527-5041
  • Télécopieur : 418-527-2160
  • Courriel : info@fspq.qc.ca