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Secretaries (Except Legal and Medical) (1241)

Among the occupations currently in highest demand in All of Québec

Occupation with high worker turnover

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Qualification and skills most often required

Selon les responsabilités dans l’entreprise, le diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat sont habituellement exigés. La maîtrise de la grammaire, de la ponctuation et de l’orthographe est nécessaire. La connaissance des principaux logiciels de bureautique (Excel, Word, PowerPoint, etc.) est exigée. Des connaissances en comptabilité et la connaissance de logiciels en comptabilité sont parfois demandées. L’utilisation accrue de nouvelles technologies nécessite une mise à jour continue des connaissances. La débrouillardise, la minutie, la discrétion et le sens de l’initiative sont des qualités recherchées. La capacité de travailler sous pression et d’apprendre rapidement ainsi que le respect des échéanciers sont également des caractéristiques personnelles recherchées. L’expérience est un atout. Le bilinguisme peut être exigé.

Reason for labor demand

Les secrétaires sont présentes dans toutes les industries. L’analyse des offres d’emploi nous indique que les employeurs recherchent de plus en plus des adjoints ou adjointes de direction. L’utilisation plus répandue des nouvelles technologies accroît les responsabilités des secrétaires sur le plan de la gestion et de l’information. La main-d’œuvre qualifiée est recherchée. Le roulement de la main-d’œuvre et les départs à la retraite créent des possibilités d’emploi.

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Job titles

Nature of work

Secretaries perform a variety of administrative duties in support of managerial and professional employers. They are employed throughout the private and public sectors.

Fields of interest

  • Working in an office
  • Writing, working in communications and information

Main duties

  • Secretaries perform some or all of the following duties:
  • - Prepare, key in, edit and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports and related material from shorthand, machine dictation and handwritten copy using computers
  • - Open and distribute incoming regular and electronic mail and other material and co-ordinate the flow of information internally and with other departments and organizations
  • - Schedule and confirm appointments and meetings of employer
  • - Order office supplies and maintain inventory
  • - Answer telephone and electronic enquiries and relay telephone calls and messages
  • - Set up and maintain manual and computerized information filing systems
  • - Determine and establish office procedures
  • - Greet visitors, ascertain nature of business and direct visitors to employer or appropriate person
  • - Record and prepare minutes of meetings
  • - Arrange travel schedules and make reservations
  • - May compile data, statistics and other information and may conduct research
  • - May organize conferences
  • - May supervise and train other staff in procedures and in use of current software.

Main characteristics of the occupation

These headings are provided for the following occupation(s) :

Secretaries (Except Legal and Medical) (1241)

Employment requirements

  • * Completion of secondary school is usually required.
  • * Completion of a one- or two-year college or other program for secretaries orPrevious clerical experience is required.

Skill type

  • Business, finance and administration

Skill level

  • Technical

Job titles - Classified elsewhere

Professional associations

  • Fédération des secrétaires professionnelles du Québec (FSPQ)
  • 1173, boul. Charest Ouest, bureau 314
  • Québec, QC
  • G1N2C9
  • Toll free: 1-866-527-5041
  • Phone: 418-527-5041
  • Fax: 418-527-2160
  • Email: info@fspq.qc.ca