Secrétaires (sauf domaines juridique et médical) (1241)

Profession parmi les plus en demande actuellement dans l'ensemble du Québec

Profession ayant un roulement élevé de main-d'oeuvre

Qualification et compétences les plus souvent requises

Selon les responsabilités dans l’entreprise, le diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat sont habituellement exigés. La maîtrise de la grammaire, de la ponctuation et de l’orthographe est nécessaire. La connaissance des principaux logiciels de bureautique (Excel, Word, PowerPoint, etc.) est exigée. Des connaissances en comptabilité et la connaissance de logiciels en comptabilité sont parfois demandées. L’utilisation accrue de nouvelles technologies nécessite une mise à jour continue des connaissances. La débrouillardise, la minutie, la discrétion et le sens de l’initiative sont des qualités recherchées. La capacité de travailler sous pression et d’apprendre rapidement ainsi que le respect des échéanciers sont également des caractéristiques personnelles recherchées. L’expérience est un atout. Le bilinguisme peut être exigé.

Origine des besoins de main-d'œuvre

Les secrétaires sont présentes dans toutes les industries. L’analyse des offres d’emploi nous indique que les employeurs recherchent de plus en plus des adjoints ou adjointes de direction. L’utilisation plus répandue des nouvelles technologies accroît les responsabilités des secrétaires sur le plan de la gestion et de l’information. La main-d’œuvre qualifiée est recherchée. Le roulement de la main-d’œuvre et les départs à la retraite créent des possibilités d’emploi.

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Appellations d'emploi

assistant/assistante de recherche (réseau de la santé et des services sociaux)
commis-secrétaire
secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
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Nature du travail

Les secrétaires effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Champs d'intérêt

Rédiger, communiquer et informer
Travailler dans un bureau

Fonctions principales

Les secrétaires exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
- préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites;
- ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
- commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
- répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
- formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
- accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
- consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
- compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches;
- organiser, s'il y a lieu, des conférences;
- surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.

Caractéristiques principales de la profession

Ces rubriques sont détaillées pour la ou les professions suivantes :

Secrétaires (sauf domaines juridique et médical) (1241)

Conditions d'accès à la profession

* Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
* Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau oude l'expérience dans le travail de bureau est exigé.